KI im Vertrieb: Fünf Übungen, die Du morgen ausprobieren kannst

Der Vertrieb nutzt Künstliche Intelligenz bislang vergleichsweise selten, obwohl Vorbereitung, Nachbereitung und Dokumentation viel Zeit beanspruchen. Dieser Beitrag zeigt, welche Tätigkeiten eines Verkäufers eine KI übernehmen kann, welche beim Menschen bleiben, wie man den Einstieg richtig angeht und welche fünf Übungen sich am nächsten Arbeitstag mit einem normalen KI-Chat starten lassen. Jede Übung hat einen Startprompt und eine Prüffrage.

Dienstag, 7:40 Uhr, ICE nach Hamburg

Um 10 Uhr sitze ich bei einem Geschäftsführer, den ich vor drei Monaten zuletzt gesehen habe. Dazwischen liegen vierzehn Mails, ein Zoom-Protokoll und zwei Sprachnotizen aus dem Auto. Früher habe ich in solchen Momenten zwanzig Minuten lang durch mein Postfach gescrollt und gehofft, dass ich nichts übersehe.

Heute stelle ich meinem KI-Assistenten, der Zugriff auf Mailverlauf, Kalender und meine Notizen hat, eine einzige Frage: Was ist offen, was habe ich zugesagt, was muss ich heute klären?

Drei Minuten später weiß ich, dass ich ihm im Juni ein Angebot für einen zweiten Workshop versprochen habe. Ich hatte es vergessen. Er vermutlich nicht.

Wann haben Sie zuletzt ein Kundengespräch mit vollständigem Kontext begonnen? Die ehrliche Antwort lautet in den meisten Vertriebsorganisationen: selten.

Der Bitkom hat im September 2026 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten befragt. Erstmals nutzt die Mehrheit KI, aber im Vertrieb setzen sie nur 14 Prozent der KI-Nutzer ein. Im Kundenservice sind es 72 Prozent, im Marketing 54 Prozent.

Der Vertrieb gehört damit zu den Bereichen, die KI bislang selten einsetzen. Dabei ist das Potenzial zur Entlastung groß: Laut der Salesforce-Studie „State of Sales“ von 2024 verbringen Vertriebsmitarbeiter rund 70 Prozent ihrer Woche mit Aufgaben, die kein Verkaufen sind.

Salesforce ist Softwareanbieter, die Zahl hat also ein Interesse. Aber jeder Vertriebsleiter, dem ich sie in meinen Keynotes zu Künstlicher Intelligenz im Mittelstand nenne, nickt.

Welche Aufgaben kann KI im Vertriebsalltag übernehmen?

Bevor jemand über KI im Vertrieb redet, lohnt sich ein nüchterner Blick auf den Arbeitstag.
Ein Außendienstler oder Key Accounter verbringt seine Zeit im Wesentlichen mit sieben Dingen:

1. Er recherchiert Kunden und bereitet Gespräche vor.
2. Er führt die Gespräche.
3. Er schreibt Angebote und passt sie an.
4. Er fasst nach.
5. Er dokumentiert, was besprochen wurde, im CRM oder im Kopf.
6. Er stimmt sich intern ab, mit Innendienst, Technik, Geschäftsführung.
7. Und er fährt, wartet, sortiert Mails.

Von diesen sieben Tätigkeiten ist genau eine der Grund, warum es den Verkäufer gibt: das Gespräch.

Vertrauen aufbauen, zuhören, den echten Bedarf hinter der ausgesprochenen Anfrage erkennen, einen Preis verteidigen, eine Entscheidung herbeiführen. Alles andere ist Drumherum. Nötiges Drumherum, aber Drumherum.

Genau hier verändert KI die Arbeit. Nicht im Gespräch selbst, sondern davor und danach:

• Vorbereitung
• Zusammenfassung
• Entwurf
• Struktur
• Erinnerung
• Sortierung

Das sind Aufgaben mit klarem Input und klarem Output, und dafür sind Sprachmodelle gebaut.

Was bleibt beim Verkäufer?

1. Das, was zwischen zwei Menschen passiert: die Frage, die niemand erwartet hat, das Schweigen nach der Preisnennung, das Gefühl, dass der Einkäufer etwas verschweigt.
2. Und noch etwas, das gern übersehen wird: das Urteil über das, was die Maschine liefert. Wer nicht beurteilen kann, ob ein Briefing fachlich stimmt, merkt den Fehler nicht. Ein Assistent, der zügig Unsinn produziert, ist schlimmer als gar keiner.

Der Verkäufer der nächsten Jahre verbringt also nicht weniger Zeit mit Kunden, sondern mehr. Vorausgesetzt, er organisiert das Drumherum neu.

Erst der Prozess, dann das Werkzeug, dann der kleinste Schritt

Der häufigste Fehler, den ich in Unternehmen sehe, ist die Reihenfolge. Jemand kauft eine Lizenz, schickt eine Rundmail und wartet. Sechs Monate später nutzen drei von zwanzig Leuten das Tool, und die Geschäftsführung schließt daraus, dass KI im Vertrieb nichts bringt.

Die Reihenfolge, die funktioniert, hat drei Schritte

1. Den Prozess kennen

Nicht ungefähr, sondern genau. Wie kommt ein Gespräch zustande, was passiert davor, was danach, wo geht Zeit verloren, wo geht Information verloren? Bei einem Handelsunternehmen, das wir begleitet haben, saßen 25 Innendienstler jeden Tag zwischen 50 und 100 Mails. Eine bis zwei Stunden täglich gingen allein für das Sortieren drauf. Das wusste niemand, bevor es jemand aufgeschrieben hat.

2. Das Werkzeug wählen, das zum Prozess passt

Nicht umgekehrt. In dem Handelsfall war die Lösung keine neue Plattform, sondern eine automatische Klassifizierung alle 30 Minuten direkt in Outlook. Die Mails blieben, wo sie waren. Für die meisten Verkäufer reicht am Anfang ein normaler KI-Chat, den sie bereits haben.

3. Mit dem einfachsten Anwendungsfall anfangen und ihn zu Ende bringen, bevor der nächste kommt

Nicht die Vertriebsstrategie automatisieren, sondern die Nachfassmail. Wer fünf kleine Dinge sauber laufen hat, versteht, was die Maschine kann. Wer mit dem großen Wurf beginnt, versteht meistens nur, was sie nicht kann. Und hier im dritten Schritt setzen die folgenden KI-Übungen an.

Fünf KI-Übungen für den Vertriebsalltag

Für den Einstieg genügt ein bereits im Unternehmen freigegebener KI-Chat. Sie brauchen zehn Minuten und die Bereitschaft, das Ergebnis zu prüfen. Deshalb hat jede Übung neben dem Startprompt – der Arbeitsanweisung an die KI – eine Prüffrage. Die Prüffrage ist wichtiger als der Prompt.

1. Übung: Das Gesprächsbriefing mit KI vorbereiten

Kopieren Sie vor dem nächsten Kundentermin den Mailverlauf der letzten drei Monate, das letzte Gesprächsprotokoll und Ihre Notizen in den Chat. Dann:

Startprompt: „Erstelle aus diesen Unterlagen ein Briefing für mein Gespräch am [Datum] mit [Name, Funktion]. Drei Abschnitte: Wo stehen wir? Was ist offen oder zugesagt? Welche drei Fragen muss ich stellen? Verwende nur Informationen aus den Unterlagen. Wenn etwas unklar ist, schreibe [unklar].“

Prüffrage: Welche Aussage in diesem Briefing steht nicht wörtlich in den Unterlagen?

Die Falle: Ohne Kontext erfindet die KI Kundendetails, die plausibel klingen. Die Europäische Rundfunkunion hat 2025 über 3.000 Antworten von KI-Assistenten prüfen lassen; 45 Prozent hatten mindestens ein erhebliches Problem, jede fünfte einen echten Fehler. Das ist der Grund, warum das Briefing nur aus Ihren Unterlagen entstehen darf und die Prüffrage nicht optional ist.

2. Übung: Kritische Kundenfragen mit KI vorbereiten

Die meisten Verkäufer bereiten Argumente vor. Die besseren bereiten die Fragen vor, die der Kunde stellen wird. Lassen Sie die KI den Einkäufer spielen.

Startprompt: „Du bist der Einkaufsleiter eines [Branche]-Unternehmens mit [Größe]. Ich präsentiere dir dieses Angebot: [Angebot in drei Sätzen]. Stelle mir die fünf kritischsten Fragen, die du stellen würdest, bevor du zustimmst. Sortiere nach Härte.“

Prüffrage: Welche dieser fünf Fragen kann ich heute nicht sauber beantworten?

Die Antwort auf die Prüffrage ist Ihre Vorbereitung für den Rest des Tages. Und bedenken Sie: Der Einkauf auf der anderen Seite des Tisches macht diese Übung längst. Nicht bessere Antworten entscheiden das Gespräch, sondern bessere Fragen.

3. Übung: Einwände üben, zehn Minuten vor dem Preisgespräch

Rollenspiele sind im Vertriebstraining seit Jahrzehnten Standard. Das Problem war immer der Sparringspartner: Der Kollege hat keine Zeit, der Trainer kommt zweimal im Jahr. Die KI hat immer Zeit.

Startprompt: „Du bist ein skeptischer Geschäftsführer eines [Branche]-Betriebs. Ich verkaufe dir [Produkt]. Dein Haupteinwand: [Einwand, z. B. „zu teuer, der Wettbewerber ist 15 Prozent günstiger“]. Bleib bei deinem Nein, bis ich mindestens dreimal nachgefragt habe, statt zu argumentieren. Antworte kurz, wie ein echter Mensch am Telefon.“

Prüffrage: An welcher Stelle habe ich argumentiert, statt zu fragen?

Diese Übung hilft vor allem den Jüngeren im Team. Wer zwanzig Jahre Preisgespräche hinter sich hat, braucht sie selten. Wer im ersten Jahr ist, gewinnt damit in zehn Minuten die Erfahrung, für die es früher zehn verlorene Gespräche brauchte. Eine belastbare Studie zur Wirkung solcher KI-Rollenspiele im Vertrieb gibt es noch nicht, ich schreibe das aus der Trainerpraxis.

4. Übung: Das Follow-up, 30 Minuten nach dem Gespräch

Die Nachfassmail ist die Stelle, an der die meisten Deals leise sterben. Nicht, weil sie schlecht geschrieben wäre, sondern weil sie drei Tage später kommt oder gar nicht. In dem Handelsunternehmen aus dem zweiten Schritt wurden Angebote uneinheitlich oder überhaupt nicht nachgefasst; heute liefert ein Agent jeden Morgen eine priorisierte Nachfassliste mit Vorgangskontext. Das ist die Ausbaustufe. Der Einstieg geht so:

Startprompt: „Hier sind meine Gesprächsnotizen: [Notizen]. Entwirf eine Follow-up-Mail mit drei kurzen Abschnitten: was wir besprochen haben, was ich zugesagt habe, was der nächste Schritt mit Datum ist. Keine Zusage, die nicht in den Notizen steht. Kein Marketingdeutsch. Maximal 120 Wörter.“

Prüffrage: Steht jede Zusage in dieser Mail auch in meinen Notizen?

Wenn die Antwort Nein ist, hat die KI etwas erfunden, das Sie später einlösen müssten. Streichen, nicht umformulieren.

5. Übung: Gesprächsnotizen auf der Rückfahrt mit KI strukturieren

Bei einer Immobiliengruppe, mit der wir gearbeitet haben, dokumentierte der Außendienst seine Besuche kaum. Bei jedem Personalwechsel begann der Nachfolger bei null. Heute interviewt eine App den Außendienstler auf der Rückfahrt und schreibt die Antworten strukturiert ins CRM. Das Wissen bleibt im Unternehmen statt im Kopf. Auch hier gibt es eine Version ohne App, die morgen funktioniert:

Diktieren Sie nach dem Termin 90 Sekunden ins Handy, so unsortiert, wie es kommt. Dann:

Startprompt: „Strukturiere diese Sprachnotiz in vier Felder: Bedarf des Kunden, meine Zusagen, offene Fragen, nächster Schritt mit Datum. Erfinde nichts. Wenn ein Feld nicht aus der Notiz hervorgeht, schreibe [offen].“

Prüffrage: Was steht in dieser Struktur, das ich nicht gesagt habe?

Ich arbeite seit zwei Jahren so: Diktat, Aufnahme mit Einwilligung, ein Wissensspeicher, ein Assistent, der darauf zugreift. Das ganze Setup kostet mich zwischen 55 und 70 Euro im Monat. Das Briefing aus dem ICE am Anfang dieses Textes entsteht aus genau diesen Notizen.

Wie wird aus einer KI-Übung ein fester Arbeitsablauf?

Nach drei, vier Wochen, wenn die Übungen laufen, passiert etwas, das kein Workshop leistet: Sie wissen, welche der fünf Übungen Ihnen am meisten Zeit spart und welche Sie jeden Tag von Hand anstoßen.

Genau das ist der Prozess, der als Nächstes ein eigenes Werkzeug verdient. Wer die Nachfassmail vier Wochen lang täglich von Hand mit dem Chat entworfen hat, weiß hinterher genau, welche Informationen der Entwurf braucht, woher sie kommen und wer ihn freigibt.

Mit dieser Beschreibung in der Hand ist der Schritt zum Nachfass-Agenten, wie ihn das Handelsunternehmen heute nutzt, eine Frage von Wochen. Ohne sie wird er zum Projekt. Die Reihenfolge bleibt dieselbe: Prozess, Werkzeug, kleinster Schritt. Nur eine Stufe höher.

Was nicht in den Prompt gehört

Drei Regeln, die ich selbst einhalte und die in keinem der Prompts oben verhandelbar sind:

1. Keine personenbezogenen Kundendaten in ein Consumer-Tool, das damit trainiert; wer nicht weiß, ob sein Tool das tut, fragt die IT, bevor er anfängt.
2. Keine Preise oder Konditionen aus fremden Angeboten, die Ihnen ein Kunde gezeigt hat.
3. Und keine Gesprächsaufnahme ohne Frage. Ich frage vor jedem Termin, ob ich aufnehmen darf. In all den Jahren haben genau zwei Menschen Nein gesagt. Blickkontakt schlägt Notizblock, jedes Mal, aber nur, wenn der Kunde weiß, was läuft.

Fazit des Experten

Die 14 Prozent aus der Bitkom-Studie werden nächstes Jahr höher sein, das ist absehbar. Was mich mehr beschäftigt, ist eine andere Zahl aus derselben Erhebung:

59 Prozent der Unternehmen, die KI bereits nutzen, sagen von sich, dass sie das Potenzial überhaupt nicht ausschöpfen. Die Lizenz ist da, der Prozess nicht.

Fünf Übungen sind kein KI-Betriebssystem für den Vertrieb. Sie sind der Unterschied zwischen jemandem, der KI benutzt, und jemandem, der mit KI arbeitet.

Der erste tippt eine Frage in ein Chatfenster. Der zweite kennt seinen Prozess, weiß, welche Information die Maschine braucht, und prüft, was zurückkommt. Für den zweiten wird das Gespräch mit dem Kunden wieder zur Hauptsache. Für den ersten bleibt es das, was zwischen zwei Mails passiert.

Welche der fünf Übungen probieren Sie morgen als Erstes?

Zur Person

Dr. Hubertus Porschen ist Keynote Speaker für Künstliche Intelligenz im Mittelstand und hat seit 2013 über 600 Vorträge gehalten. Er führt die Dr. Hubertus Porschen GmbH in Köln, ist Mitgründer der Beratung AI Transformation Partners und Trainer am Schranner Negotiation Institute. Autor von „Digitaler Suizid“. hubertusporschen.com

Quellen

Bitkom e. V.: Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI. Presseinformation, 14.09.2026. https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Erstmals-nutzt-Mehrheit-Unternehmen-KI

Salesforce: State of Sales, 6. Ausgabe. Pressemitteilung, 25.07.2024. https://www.salesforce.com/news/stories/sales-ai-statistics-2024/

European Broadcasting Union / BBC: News Integrity in AI Assistants. Pressemitteilung, 22.10.2025. https://www.ebu.ch/news/2025/10/ai-s-systemic-distortion-of-news-is-consistent-across-languages-and-territories-international-study-by-public-service-broadcaste